Импорт данных из Excel в Iris CRM

Версии: 3.x.

Перед выполнением импорта настоятельно рекомендуем создать резервную копию Вашей CRM базы.

Импорт данных из Excel выполняется в разделе Администрирование → Импорт. Для пользователя настройка импорта максимально упрощена.

В этой короткой инструкции мы постарались описать все нюансы, которые могут возникнуть в процессе импорта.

Система позволяет импортировать файлы Microsoft Excel (.xls), их можно создавать как в MS Office, так и с помощью OpenOffice. Начать импорт стоит с редактирования самого файла .xls.

Что должно быть в файле Excel

Откройте Ваш файл Excel.

Импорт из Excel в CRM

Приведите файл к формату, который будет пригоден для импорта.

  • Первым делом обратите внимание на то, что файл должен быть вполне определенного формата. Первая строка — это заголовки колонок, другие строки — это данные.
  • Эти названия колонок должны совпадать с названием колонок таблиц в CRM системе (их можно посмотреть в разделе Администрирование → Таблицы).
  • Названия листов должны совпадать с названием таблиц CRM системы. Названия таблиц также можно посмотреть в разделе Администрирование → Таблицы.

На этом настройка Excel файла завершена. Теперь необходимо подгрузить его в систему для импорта.

Добавление Excel файла в систему

Зайдите в CRM систему в раздел Администрирование → Импорт. В этом разделе отображается список преднастроек для импорта. Нажмите Добавить, чтобы создать новую преднастройку.

Импорт из Excel в CRM - карточка преднастройки импорта

Описание полей карточки импорта
Поле Описание
Название Название настроек импорта. Сюда стоит ввести понятное название, по которому Вы легко найдете Вашу настройку в следующий раз.
Ответственный Основной пользователь, который отвечает за достоверность информации на карточке. По умолчанию это автор записи.
Файл Файл для импорта. Выберите подходящий файл из раздела Файлы или добавьте новый.
Кодировка Кодировка файла .xls. По умолчанию cp1251. Если при импорте файла записи добавляются в неверной кодировке, то можно попробовать изменить кодировку в этом поле, например на utf8.
Тип По умолчанию XLS. В данный момент поддерживается только этот тип файлов.
Найден один дубликат При импорте каждой записи из файла выполняется проверка на дубликаты. В этом поле укажите правило поведения системы, если найден ровно один дубликат.
Найдено больше 1 дубликата В этом поле укажите правило поведения системы, если найдено более одного дубликата.
Описание При необходимости опишите эти настройки импорта или импортируемые данные.

По большому счету на этом настройка импорта завершена. Т.е. данные уже можно импортировать в CRM систему. Но чтобы упростить Вам работу, в Iris CRM предусмотрены дополнительные полезные настройки импорта.

Кого добавлять в доступ

Чтобы импортируемые данные были видны не только администратору, добавьте на вкладке Назначаемые права пользователей или группы пользователей, которые будут иметь доступ к данным сразу после их загрузки.

Импорт из Excel в CRM - права доступа

Правила поиска дубликатов

На карточке импорта было определение правил работы с найденными дубликатами. А где определяются сами правила поиска дубликатов? На вкладке Проверка на дубликаты.

Определение дублей при импорте в CRM из Excel

Обратите внимание, что правила, определенные для одной таблицы, не влияют на поиск дубликатов в другой таблице. Также важно, что если для одной таблицы задано несколько правил, то они связываются условием «ИЛИ».

Например, правила на скриншоте говорят о том, что поиск дубликатов будет выполняться для таблиц Компании и Контакты. Причем при импорте каждой компании система будет проверять, не существуют ли уже в базе компании с таким-же названием либо телефоном либо сайтом. А при импорте каждого контакта будет система будет проверять, не существуют ли уже в базе контакты с таким-же ФИО или номером мобильного телефона.

Если у Вас есть вопрос по импорту, который не описан в данной инструкции, задайте его тут.

Навигация